Comment optimiser les réunions en entreprise pour gagner en efficacité ?

Mis à jour le 24/03/2025

Définir un cadre aux réunions

Les réunions sont indispensables. C’est souvent le seul moment où se rencontrer, surtout depuis la généralisation du télétravail. Pourtant, la plupart de ces rendez-vous font perdre du temps. Les collaborateurs sont alors démotivés. Ils ne participent pas activement ou sont déconcentrés.

Pour être efficace, une réunion doit être organisée. Cela commence par définir un objectif clair. Celui-ci est communiqué en amont du rendez-vous. Les invités doivent disposer de suffisamment de temps pour préparer leur intervention. Pour préciser l’objectif global de la réunion, il est intéressant de diffuser un ordre du jour, composé de thématiques secondaires.

Ensuite, la réunion doit être limitée dans le temps. Le délai est fixé à l’avance. Il ne doit pas être dépassé.

Enfin, pour être productive, la réunion doit conduire à une prise de décision réelle. Pour parvenir à ce résultat, il est préférable de réduire au minimum les invités au meeting.

Pour des réunions efficaces, il est intéressant de sensibiliser les collaborateurs à travers un code de conduite interne :

• Ne pas couper la parole.
• Respecter le temps prévu.
• Ne pas être en retard.
• Favoriser l’inclusivité.

Nommer un responsable de la réunion

Nommer un responsable de réunion est un levier efficace pour augmenter les performances. Ce collaborateur joue le rôle de maitre de cérémonie. Il s’assure du bon déroulement de la rencontre. Il est chargé d’animer la réunion. Il fait participer tous les salariés. Il fait respecter les délais.

C’est aussi le gardien de l’ordre du jour. Il s’assure donc de la pertinence de l’objectif à atteindre.

Enfin, il doit conserver des traces de la réunion. Afin d’y arriver, il prend des notes. Il rédige un compte-rendu à envoyer à tous les participants. Il s’assure de la prise d’actions concrètes à la suite de la réunion.

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S’appuyer sur les logiciels RH

Pour donner un cadre efficace à vos réunions, vous pouvez compter sur les logiciels RH. Ceux-ci vous permettent de :

• Planifier : envoyer des invitations, communiquer les actions préalables à réaliser, bloquer un horaire dans les plannings.
• Partager l’ordre du jour : diffuser les objectifs de la réunion à l’avance, proposer des ajustements.
• Diffuser un sondage pour préparer la réunion.
• Organiser des entretiens collectifs avec une procédure définie à l’avance.
• Communiquer en interne sur l’organisation de la réunion et ses objectifs concrets.

Les trois points clés à retenir :

• Seules les réunions bien organisées sont efficaces.
• Nommer un responsable de la réunion permet d’augmenter la productivité.
• Les logiciels RH aident à planifier des rendez-vous professionnels pertinents.

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