Que sont les frais de déplacement ?

Les frais de déplacement désignent les dépenses engagées lors d’un déplacement professionnel réalisé pour le compte d’une entreprise.

Ils comprennent les dépenses dues au transport (frais kilométriques, parking, prix des billets de transports en commun, taxis…), et les frais relatifs au logement et aux repas ainsi que les dépenses engagées par le salarié pour effectuer son travail dans de bonnes conditions (téléphone, fournitures diverses, frais postaux…).

Il n’est pas nécessaire de partir loin et plusieurs jours pour pouvoir bénéficier d’un remboursement. En effet, se déplacer à proximité de son lieu de travail pour un rendez-vous professionnel donne droit au remboursement des frais.

Quelles sont les dépenses concernées par les frais de déplacement ?

Les frais de transport

Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour rencontrer des clients, par exemple, il peut se faire rembourser les frais engagés.

Ce remboursement se fait selon un barème établi chaque année par l’administration fiscale et englobe les frais de carburant, le coût de l’assurance et de l’entretien du véhicule ainsi que sa dépréciation.

Pour pouvoir être remboursé, il faut cependant fournir tous les justificatifs. Attention tout de même à la puissance du véhicule utilisé car le barème ne concerne pas les véhicules de plus de 7 CV.

Si le salarié se rend à son travail en utilisant les transports en commun, l’employeur prend en charge la moitié du prix de l’abonnement (sur la base du prix d’un abonnement de 2e classe). Cela est aussi valable si le salarié utilise un vélo en location.

Il existe également une indemnité kilométrique vélo qui correspond à 0,25 € par kilomètre (lorsque le trajet domicile-travail est effectué à vélo). Celle ci n’est pas obligatoire et sa mise en place dépend de l’employeur. Si ce  dernier décide de la verser, il peut bénéficier d’une exonération des cotisations sociales de 200 € par an, au maximum.

Les frais liés aux déplacements

Les petits déplacements peuvent occasionner ce que l’on appelle une « prime de panier », même s’il est possible pour le salarié de rentrer chez lui pour manger. Lorsque l’employeur décide de verser une somme forfaitaire plutôt que de rembourser les frais réels, celle-ci sera de 6,40 € au maximum.

Sont considérés comme grands déplacements ceux pour lesquels le salarié ne peut pas rentrer chez lui (50 kilomètres ou plus du domicile ou plus d’1 h 30 de route par les transports en commun), et qui occasionnent des frais de logement et de repas.

Dans ce cas, l’employeur préfère les barèmes de l’Urssaf au remboursement des frais réels. Le montant forfaitaire sera alors de 18,40 € pour les repas durant les 3 premiers mois, de 15,60 € entre 3 mois et 2 ans et de 12,90 € entre 2 ans et 6 ans.

En ce qui concerne le logement et pour les mêmes périodes, les montants sont respectivement de 48,90 €, 41,60 € et 34,20 €. Pour Paris, les Hauts-de-Seine, la Seine-Saint-Denis et le Val-de-Marne, ils passent à 65,80 €, 55,90 € et 46,10 €.

Enfin, pour les déplacements dans les DOM et à l’étranger, les montants de l’allocation forfaitaire sont les suivants :

• Pour la Martinique, la Guadeloupe, la Réunion, la Guyane, Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon, 31,50 € pour un salarié logé gratuitement, 74,30 € pour un salarié avec un repas dans la journée et 58,30 € pour un salarié prenant 2 repas avec une limite globale de 90 €.
• Pour la Nouvelle-Calédonie, la Polynésie française et Wallis-et-Futuna, les montants sont respectivement de 42, 99, et 78 €, avec une limite globale de 120 €.
• Pour les autres pays, le montant forfaitaire est calculé en fonction de celui appliqué au personnel de l’État effectuant une mission temporaire.

Enfin, les repas d’affaires doivent être attestés par les justificatifs du déplacement, la liste des invités et une facture au nom de l’entreprise pour que celle-ci puisse récupérer la TVA.

Quels sont les autres frais pouvant être pris en charge ?

Généralement le coût des vêtements de travail n’entre pas dans les dépenses pouvant être remboursées. Cependant, l’achat, l’entretien, le nettoyage et le remplacement des vêtements de protection et des uniformes peuvent être financés par l’employeur.

Que se passe-t-il en cas d’accident ?

Un employé peut être victime d’un accident avec son propre véhicule lors d’un déplacement professionnel. Pour éviter les litiges, il est recommandé à son employeur de lui faire prendre une assurance et de la lui rembourser.

Ainsi, il ne reste plus en cas d’accident qu’à régler les questions de perte de bonus et de comportement. Si aucune assurance n’a été souscrite, il faut régler l’ensemble des dommages subis.

Comment s’effectuent les remboursements des frais de déplacement pour les salariés et pour l’entreprise ?

S’ils sont remboursés aux frais réels, les frais de déplacement doivent d’abord être avancés par le salarié. C’est lui qui devra ensuite fournir les preuves des dépenses engagées pour que l’entreprise le rembourse.

La tâche qui consiste à conserver ses justificatifs et les trier avant de les remettre à son service comptable demande du temps et de l’organisation. De plus, il arrive que le salarié perde des justificatifs, ce qui le pénalise même s’il est possible de faire de temps en temps des déclarations sur l’honneur justifiant les dépenses engagées.

Pour l’entreprise, cela représente un travail important et fastidieux afin de récupérer les justificatifs auprès des salariés.

Le remboursement des frais est généralement effectué en même temps que le versement du salaire. Lorsque les frais ne sont pas occasionnels mais interviennent de manière très régulière, une avance mensuelle est conseillée.

Il est possible de remplacer le remboursement effectif des frais sur la base d’un décompte par un forfait. Celui-ci est convenu par contrat et couvre les frais effectifs.

Comment établir les notes de frais ?

L’établissement d’une note de frais obéit à un certain nombre de règles qui concernent notamment les dépenses de restaurant et d’hébergement ainsi que les indemnités kilométriques.

Les frais de restaurant

Pour toute dépense de restaurant notifiée sur une note de frais, le justificatif comporte le nom de chaque invité et le motif de l’invitation.

Les frais d’hébergement et de logement

Pour que ces frais soient remboursés, il faut que l’une des deux conditions suivantes soit remplie :

• Le salarié ne peut retourner à son domicile car il est éloigné de plus de 50 kilomètres.
• Il faut au salarié plus d’1h30 de trajet en transport en commun pour rentrer chez lui.

La TVA afférente aux dépenses de logement et d’hébergement supportée par les entreprises au bénéfice de leurs salariés ou dirigeants est exclue du droit à déduction. Elle n’est donc pas récupérable.

Le barème pour les frais forfaitaires

Pour le calcul des frais forfaitaires, un barème est mis à votre disposition sur le site de l’Urssaf. Il est réactualisé chaque année.

Les indemnités kilométriques

Le salarié ou le chef d’entreprise qui se sert de son véhicule personnel à des fins professionnelles est indemnisé par l’entreprise sous la forme d’indemnités kilométriques.

Pour intégrer ces indemnités dans les notes de frais, il faut notifier :

• les raisons du déplacement
• le lieu de la mission
• le nombre de kilomètres parcourus
• la puissance fiscale du véhicule

Les indemnités kilométriques sont destinées à couvrir les frais de carburant et d’entretien du véhicule ainsi que l’assurance et la dépréciation.

Les autres frais

Tous les autres frais pouvant être remboursés par l’entreprise peuvent être notifiés sur la note de frais s’ils sont attestés par un justificatif. Enfin qu’une simple fiche tenue sous Excel suffit pour l’établissement de votre note de frais. Le plus important est d’indiquer toutes les informations conformes à la réglementation et que de fournir l’ensemble des justificatifs.