Note de frais en télétravail : qui paie ?

Le télétravail se généralise. Un salarié sur cinq effectue une partie de ses missions à distance. Ce nouveau mode de travail demande quelques ajustements pour l’employeur. C’est le cas pour les notes de frais. Il est possible d’avoir engendré des frais professionnels lorsqu’on travaille de chez soi. Se pose la question du contrôle et du paiement de ces charges. Qui a la responsabilité des frais engendrés par le travail à distance ? Quelle procédure utiliser pour faciliter la supervision et le remboursement des notes de frais ? On vous explique tout dans la suite de l’article.

Thomas Fommard

Mis à jour le 09/04/2025

Sommaire

Les frais pris en charge en télétravail

En télétravail, il existe deux types de charges pour le salarié :

Les frais professionnels : cela sont des paiements réalisés par le collaborateur directement pour l’exécution de ses missions. Ils sont similaires à ceux faits lorsqu’il travaille depuis les locaux de l’entreprise.
Les frais liés à l’occupation du domicile : il s’agit de l’électricité utilisée pour chauffer la pièce utilisée pour télétravailler, par exemple. Ce peut aussi concerner le prix de matériel ou de mobilier. Sont inclus dans cette catégorie, les frais de fourniture Internet, les consommables types papier d’imprimante ou stylos ou même l’achat d’un logiciel de bureautique.

Aucune liste de frais professionnels liés au télétravail n’est définie dans la loi. Les employeurs sont donc obligés de faire du cas par cas.

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Comment gérer les notes de frais à distance ?

Avec le travail à distance, il est important pour l’employeur de conserver un contrôle sur la gestion des notes de frais.

La première étape est de fixer une politique des dépenses. Elle peut être commune aux frais engagés en télétravail ou non, mais doit disposer d’une partie liée aux charges spécifiques du travail à distance. Le document interne prévoit des plafonds, mais aussi la procédure pour demander le remboursement (présence de justificatifs, par exemple).

Chaque note de frais générée en télétravail doit être contrôlée par le manager et le service financier.

La sensibilisation des salariés occupe un rôle prépondérant. Il est possible de réaliser des communications internes pour expliquer les procédures mises en place ou pour lister les frais pris en charge et leurs plafonds. Une formation courte sur la politique interne de notes de frais peut aussi aider à engager les collaborateurs.

Les outils pour faciliter la gestion des notes de frais en télétravail

Digitaliser la procédure de gestion des notes de frais permet à la fois :

De conserver un contrôle strict sur les demandes de remboursement.
De donner une grande autonomie aux collaborateurs.
De faire gagner du temps aux équipes RH et au service financier.

Les logiciels de gestion des notes de frais permettent de paramétrer un circuit de validation et les plafonds de dépense professionnels. Ils s’interconnectent avec vos logiciels RH pour échanger les données et fluidifier vos process.

En complément d’une solution de gestion digitalisée des notes de frais, il est possible de fournir à un salarié en télétravail une carte professionnelle. Il s’agit d’un moyen de paiement relié aux comptes de l’entreprise. Cela permet d’éviter l’étape du remboursement des frais

Les trois points clés à retenir :

Le télétravail peut engendrer des frais professionnels.
L’entreprise doit mettre en place une procédure pour contrôler et assurer le remboursement des notes de frais valides.
Les logiciels de notes de frais permettent de faciliter la procédure.