Comment se présente la note de frais ?
La note de frais est un document technique et sensible. Si les bonnes informations ne sont pas présentes, cela risque de la rendre nulle et inutilisable. C’est pourquoi il existe de nombreux modèles afin de réaliser une note de frais correcte avec les informations requises.
Avant de réaliser une note de frais, il faut d’abord définir quel type de frais professionnel est visé par celle-ci. Il y en a plusieurs types :
- Les frais de déplacement : les dépenses en carburant, stationnement, ticket de parking, péage ou encore les transports en commun
- Les frais de logement : en cas de séjour à l’hôtel dans un cadre strictement professionnel
- Les frais de restauration : les dépenses liées à la restauration (repas d’affaires par exemple), dans un cadre strictement professionnel
- Autres frais : les dépenses liées au lieu de travail (achat de fournitures de bureau par exemple)
Le montant des dépenses ne doit pas être excessif, car cela peut être perçu comme un avantage en nature, et rester dans un cadre strictement professionnel.
Une fois les dépenses effectuées, il est nécessaire de conserver les justificatifs pour remplir en bonne et due forme la note de frais.
A quoi ressemble la note de frais ?
La manière la plus basique de réaliser une note de frais, c’est sur support papier. La plupart des commerces spécialisés en bureautique et/ou papeterie proposent des modèles de note de frais convenable.
C’est une bonne solution pour les TPE/PME car peu coûteuses, mais nécessitant une certaine attention et précision.
Généralement il s’agit de feuilles à remplir où il faut renseigner :
- La période durant lesquelles les transactions ont eu lieu
- Le nom du salarié ayant effectué ces transactions
- Son poste ou le service occupé au sein de l’entreprise
- Les lieux des transactions
- Un tableau détaillé où il s’agit de préciser les dates exactes et le type de frais engagés (hôtel, restaurant, téléphone, déplacement, taxi, péage, parking, essence, location de voiture…)
- Le nombre de km parcouru en cas de déplacement
- Le nombre de justificatifs joints
Pour les personnes souhaitant réaliser leur note de frais sur Excel, il existe des modèles pré-remplis. Ne reste plus qu’à renseigner les champs vide avec les informations citées ci-dessus. Une solution moins coûteuse.
Pourquoi prendre exemple sur un modèle de note de frais ?
Pour les TPE/PME, auto-entrepreneurs ou tout simplement les salariés encore novices dans la gestion des notes de frais, avoir un modèle est formateur. Cela permet d’avoir une vision d’ensemble sur les différents champs à renseigner pour établir une note de frais.
Avant de se lancer, il est donc vivement conseillé de bien observer les caractéristiques d’une note de frais vierge, qu’il s’agisse d’une version papier ou numérique.
Sur ce modèle, les diverses dépenses sont indiquées au détail près. Le nom de l’hôtel, le nombre de repas consommés au restaurant, ou encore, l’utilisation de taxis.
Il est crucial de renseigner correctement les données, car cela est déterminant pour le classement des notes de frais.
La réalisation d’une note de frais est soumise à différents calculs. Selon la nature de la dépense ou la politique de l’entreprise vis-à-vis des frais.
Sur Excel, il est plus aisé de réaliser une note de frais, grâce à la capacité du programme à calculer automatiquement les valeurs souhaitées.
C’est un moyen fréquemment utilisé et plébiscité pour son ergonomie et sa capacité à calculer des frais simples et usuels.
Il est possible d’ordonner correctement les différentes informations de la note de frais, et de proposer un document lisible et compréhensibles pour la plupart des responsables RH.
