Tout savoir sur les logiciels de gestion des congés

Mis à jour le 18/10/2024

Sommaire

La gestion des congés, qu’est-ce que c’est ?

Pour un DRH, qu’importe la taille de son entreprise, il gère les souhaits de congés (raisonnables et cohérents par rapport aux besoins de la société) de ses employés.

Des vacances régénératrices ou un petit séjour prévu de longue date avec sa famille sont importants pour l’employé, mais aussi pour l’entreprise. Un salarié heureux est logiquement performant.

Le DRH gère le calendrier de l’entreprise et place les demandes de congés en fonction du programme général de la boîte. Viennent alors de nombreuses questions auxquelles il répond :

Combien de salariés peuvent s’absenter en même temps ?
Sur quelle période ?
Comment vont réagir les employés en cas de demande impossible à satisfaire ?

Qui dit congés, dit absences. Par exemple, un employé clé absent pendant 1 semaine sur un projet où il est pleinement engagé risque de créer des inconvenances. C’est au DRH de réfléchir à cette problématique afin d’établir la meilleure option pour l’entreprise.

Toutefois, les congés ne veulent pas automatiquement dire que l’on parle des congés payés classiques .

Il existe une multitude de congés avec leur propre fonctionnement. Le DRH manipule avec soin les outils à sa disposition et classifie les types de congés en fonction des demandes qu’il reçoit.

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Qu’est-ce qu’un logiciel de planning congés ?

Afin d’aider le DRH dans sa tâche, l’informatique, internet et la technologie proposent des solutions adaptées aux besoins du responsable pour une gestion optimale.

Ergonomique, simple d’utilisation, ludique… Les arguments ne manquent pas chez les créateurs de logiciel pour que les DRH en fassent l’acquisition.

Généralement, ces logiciels se présentent sous la forme de tableaux, que le responsable modifie à sa guise. Ainsi, il le façonne en fonction de son idée et en contrôle le moindre paramètre.

Il y a deux catégories de logiciels planning congés, les payants et gratuits .

Concernant ces derniers, le plus basique et répandu reste Excel. Bien qu’il ne soit pas un logiciel uniquement dédié à cette pratique, le tableur de chez Microsoft reste populaire auprès de nombreux professionnels.

De plus, sur internet, beaucoup de logiciels utilisables à même le navigateur (que l’on nomme SaaS), sont disponibles. Il y en a pléthore, et ceux-ci disposent d’options et de paramètres plus ou moins utiles et ergonomiques.

Toutefois, ces logiciels étant gratuits, leurs capacités sont limitées. Il existe donc des softwares payants, qui proposent davantage d’options et de possibilités de configurations.

Le choix du logiciel va se faire en fonction de plusieurs facteurs :

Les ambitions : le DRH et les responsables souhaitent disposer des meilleurs éléments au sein de leur entreprise et sont prêts à mettre le prix.
La taille de l’entreprise : en fonction du nombre de salariés, les gérants décident s’il est nécessaire d’investir ou non dans un logiciel.
Le budget de l’entreprise : les moyens financiers entrent en jeu dès lors qu’il s’agit de s’équiper pour la société.

Opter pour un logiciel payant, c’est effectuer un choix stratégique pour l’entreprise qui mise sur de la valeur ajoutée concernant sa performance.

Un tel logiciel permet de gagner du temps et de soumettre des documents clairs aux supérieurs. Surtout s’il s’agit d’une entreprise importante au niveau des effectifs.

Avoir une grille des congés lisible et explicite simplifie le travail du DRH et la compréhension du document par le reste de l’équipe.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des congés ?

De nos jours, les documents papiers s’utilisent de moins en moins. Informatiser et centraliser les données de l’entreprise semble être devenu la norme.

En optant pour un logiciel de congés, l’entreprise évolue dans un univers à consonance numérique. En effet, un système informatique facilite grandement ce type de tâche à accomplir.

Il est plus simple, pour le DRH, de prendre connaissance avec son logiciel, et de pouvoir sélectionner le bon paramètre quand bon lui semble, plutôt que de perdre un temps précieux à chercher dans ses dossiers.

L’entreprise doit être performante au niveau de la gestion de ses employés. Les logiciels de gestion des congés vont dans ce sens.

Quelle est l’importance du planning congés et d’un logiciel de gestion de congés ?

Employer de tels moyens pour ses ressources humaines, c’est aussi valoriser le crédit de l’entreprise.

Prendre soin de ses méthodes de management ne peut être que bénéfique, et donne une bonne image de la société auprès de ses employés.

L’entreprise peut même, sur le long terme, être reconnue pour ses pratiques. Utiliser de telles ressources la dynamise. C’est aussi un bon moyen de créer du relationnel et d’étendre son réseau professionnel.

Développer le dialogue vers la société qui distribue le logiciel de gestion des congés, peut créer une émulation entre les deux entités. Il en découle des rapports privilégiés ou des propositions de partenariat par exemple. La renommée de l’un contribue à celle de l’autre, et vice-et-versa.

Certes, une entreprise fait le choix de mettre en place des logiciels ergonomiques pour faciliter sa gestion des congés. Mais elle valide également le produit d’une entreprise avec qui elle prend contact.

La gestion des congés en résumé

La gestion de congés soulève de nombreuses problématiques en entreprise. Il faut gérer divers facteurs comme :

Le type de congés
La durée des congés
Faire concorder volonté du salarié et possibilités de l’entreprise
Gestion du format du planning congés

Les logiciels de gestion de congés facilitent la prise en charge de tous ces facteurs.

En fonction des moyens de la société, celle-ci consulte toutes les offres qui sont à disposition et sélectionnent le bon produit.

Les logiciels de gestion de congés en détails

La plupart des logiciels (pour les plus complets) proposent des interfaces, qui, à défaut d’être similaires, se ressemblent dans les fonctionnalités. C’est leur apparence et la profondeur de leurs paramétrages qui les différencient.

L’interface se présente généralement sous la forme d’un tableau de bord (appelé Dashboard), avec un aperçu global des actions possibles. Cela peut se présenter sous la forme d’un calendrier, ou d’un graphique par exemple.

Lorsque l’utilisateur ouvre sa session, les visuels doivent être facilement compréhensibles, afin qu’il puisse avoir un rappel instantané des modifications qui ont été faites la veille.

A ce propos, nombreux sont les logiciels qui demandent la création d’une session avec identifiant et mot de passe. Cela permet d’accéder plus rapidement à l’interface personnalisée au préalable.

De nos jours, beaucoup de softwares fonctionnent en SaaS, c’est-à-dire, directement sur le navigateur web. On les oppose aux applications, qui se trouvent dans le magasin d’application du système d’exploitation du support informatique (Windows, iOS ou Android par exemple).

Concernant l’interface du logiciel, outre le tableau de bord, celui-ci peut proposer un menu latéral, qui va afficher diverses options suivant les besoins du DRH. Il peut y avoir une section « documents » par exemple, dans laquelle il est possible de transférer un justificatif d’absence, comme un certificat médical.

Il est également possible de trouver une catégorie qui laisse place à la création d’un planning congés, avec toutes ses options : durée, nom des salariés, calendrier… Les logiciels les plus complets peuvent proposer plusieurs paramètres de personnalisation comme des couleurs afin de différencier des indicateurs sur le planning.

Les services RH des entreprises, suivant leur importance et le volume de leurs effectifs, sont plus enclins à utiliser ce type de logiciels, à la fois très complets et ludiques. Par ailleurs, leur simplicité d’utilisation facilite la tâche des DRH.

Voici une liste type des fonctionnalités de ces logiciels :

Tableau de bord
- Contrôle de toutes les opérations menées dans le logiciel.
Demande de congés
- Centralisation des demandes des employés avec, éventuellement, la possibilité de pouvoir les valider.
Planning
- Le planning des congés mis à jour.
Validations
- Calendrier des validations de congés, avec le nom du salarié concerné.
Gestion du planning
- Contrôle de l’organisation du planning des congés.
Nombre de congés
- Comptabilisation des congés par salarié.
Exportation du planning
- La possibilité de télécharger sur son disque dur le planning des congés.
Configuration
- Paramétrage du logiciel de gestion de congés.

Quand prendre ses congés ?

Les congés se prennent souvent au même moment pour la plupart des salariés. Vacances d’hiver, vacances d’été ou ponts sont des moments privilégiés.

Cependant, il est difficile pour une entreprise, de répondre favorablement à tous les souhaits des salariés.

Dès lors, il faut penser judicieusement sa manière de prendre ses congés.

Choisir une période creuse, ou les prendre aux extrémités de périodes pleines (fin mai-début juin pour l’été, ou début septembre par exemple).

Selon les différentes politiques des entreprises, certains congés ne peuvent avoir lieu pendant des semaines précises, il faut donc être vigilent avant d’organiser ses vacances.

Que dit le code du travail sur les congés ?

Le code du travail est très clair à propos des congés. Il stipule que tout salarié, a doit à des congés payés, et ce, quelle que soit sa profession. Peu importe son régime horaire ou la nature de son contrat.

De plus, chaque salarié doit prendre ses congés dans l’année en cours, et ces derniers ne peuvent être compensés par une indemnité.

L’employeur, quant à lui, est tenu de faire en sorte que ses employés puissent exercer leur droit aux congés. Il est tenu d’informer les salariés des périodes de prise de congés.

Le code du travail évite tout litige entre employeur et employé. Bien connaître son contenu, évite les contestations et les mauvaises surprises.

Le code du travail est clair sur le fait que les congés sont destinés à accorder du repos au salarié.

De ce fait, même pendant les congés, la rémunération reste active. En cas de non-respect de ces directives, l’employeur s’expose à des sanctions judiciaires.

Sur la durée des congés, les textes de loi déclarent que celle-ci dépend du temps de travail que le salarié effectue sur une période déterminée appelée « période de référence ». Cette période est définie par l’entreprise, selon sa politique.

La gestion des congés, une gymnastique organisationnelle

Gérer l’ensemble de ces facteurs relève d’un travail fastidieux mais nécessaire. Les logiciels de gestion de congés ont pour but de le rendre moins volumineux.

Néanmoins, l’ensemble des effectifs doivent posséder les connaissances relatives à cet exercice de gestion. Dans l’intérêt de chacun, et pour une meilleure émulation au sein de l’entreprise.

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