Qui peut bénéficier de frais kilométriques ?
Toute personne travaillant dans une entreprise, quels que soient son poste et son ancienneté, peut bénéficier de frais kilométriques. Cela implique donc que même le dirigeant d’une société peut être indemnisé.
Quelles sont les conditions pour en profiter ?
Plusieurs conditions doivent être remplies pour que l’on puisse toucher des indemnités kilométriques :
- Les déplacements doivent être strictement professionnels et donc concerner l’intérêt de l’entreprise. Ils doivent être supérieurs à 50 kilomètres et représenter plus d’1 h 30 de trajet en transports en commun.
- La voiture utilisée ne doit pas être un véhicule de fonction, immatriculé au nom de l’entreprise.
- Les frais concernant les déplacements doivent être justifiés et détaillés : date et lieu, nombre de kilomètres, nom des clients visités, objet de la mission, puissance fiscale du véhicule, etc.
Quelles sont les dépenses couvertes par les frais kilométriques ?
Les frais kilométriques sont destinés à couvrir les dépenses en carburant et en nettoyage, le coût d’achat du véhicule et de ses accessoires, les frais d’entretien (changement des pneus, réparations diverses, révisions…) ainsi que l’assurance annuelle du véhicule.
Cependant, les frais de stationnement et de péage ne sont pas pris en compte. En revanche il est possible de se les faire rembourser par l’entreprise en fournissant une note de frais séparée.
C’est à l’employeur d’apporter tous les justificatifs prouvant le moyen de transport utilisé par le salarié, la puissance fiscale du véhicule, la distance séparant le domicile du lieu de travail et le nombre de trajets effectués chaque mois.
Le salarié doit quant à lui attester qu’il ne transporte aucune autre personne travaillant pour l’entreprise et bénéficiant elle aussi du remboursement des frais kilométriques.
Comment les frais kilométriques sont-ils calculés ?
Chaque année, un barème est publié par l’administration fiscale. Il précise le montant des indemnités à verser en fonction du type de véhicule, de son nombre de chevaux fiscaux (CV) et de la distance parcourue en kilomètres.
Ainsi, pour chaque CV, un coefficient réactualisé chaque année est appliqué au nombre de kilomètres parcourus dans un cadre professionnel.
Il s’agit du même barème qui est pris en compte par l’administration fiscale lorsque le salarié souhaite déduire les frais réels relatifs à ses trajets domicile-travail dans sa déclaration de revenus.
Trois barèmes paraissent chaque année : un pour les voitures, un pour les motos et les scooters de cylindrée supérieure à 50 cm³ et un pour les cyclomoteurs de cylindrée inférieure à 50 cm³.
Le kilométrage pris en compte pour le calcul des indemnités est de 40 kilomètres au maximum, soit 80 kilomètres aller-retour. Certaines situations particulières peuvent cependant donner droit à un dépassement.
C’est le cas par exemple pour des problèmes de santé, s’il est difficile de trouver du travail près du domicile, si les postes proposés ne sont que des emplois précaires… L’intégralité des kilomètres peut alors être prise en compte même si elle dépasse les 40 kilomètres.
Le calcul automatique des distances parcourues
Il est possible d’utiliser un outil de géolocalisation cartographique ou de coordonnées GPS afin de calculer les distances parcourues de manière précise. Cela permet de réduire le temps passé par le salarié à remplir sa déclaration de frais et de simplifier le contrôle effectué par le service comptable ou le manager de l’entreprise.
Quels sont les avantages du dispositif ?
Le remboursement des frais kilométriques n’apparaît ni sur la déclaration d’impôts du salarié, ni sur sa fiche de paie, il n’est donc pas soumis à l’impôt sur le revenu.
Pour la société, les montants versés sont déductibles et permettent de ne pas payer de TVS (taxe sur les véhicules de société) et donc d’économiser une somme pouvant aller jusqu’à 4 000 € par an.
Y a-t-il des inconvénients ?
Pour le salarié, le principal inconvénient est qu’il utilise son propre véhicule et que le montant des indemnités ne suffit pas toujours pour couvrir certaines réparations qui peuvent être coûteuses. En outre, ce montant ne permet pas d’amortir le véhicule.
En ce qui concerne le dirigeant, la voiture n’étant pas au nom de la société, les frais engagés pour son entretien et son fonctionnement ne peuvent en aucun cas être pris en charge par cette dernière.
Enfin, les sommes que l’entreprise rembourse ne sont pas soumises à la TVA. Elles ne peuvent donc pas faire l’objet d’une récupération de TVA.
Les frais kilométriques pour les moyens de transport insolites
Le remboursement des frais kilométriques ne concerne pas seulement les voitures. Depuis 2016, il en effet possible de percevoir des indemnités pour les déplacements à vélo. Ce n’est toutefois pas obligatoire et c’est l’employeur qui décide de mettre en place le dispositif ou non.
Le montant de l’indemnité est fixé à 0,25 € par kilomètre et concerne également les vélos électriques.
L’avantage est que même les trajets domicile-travail sont pris en compte si le besoin de prendre son vélo est justifié (pour terminer le trajet après avoir pris les transports en commun par exemple).
Pour ce qui est du covoiturage, on ne peut pas vraiment parler de remboursement des frais kilométriques de manière systématique à l’heure actuelle. Cependant, les choses évoluent et, depuis la Loi de Transition Écologique de 2018, les entreprises de plus de 100 salariés qui sont implantées en zone urbaine ont l’obligation de mettre en place des plans de mobilité afin d’encourager les modes de transports alternatifs.
Les nouvelles méthodes de transport devraient donc être de plus en plus valorisées par les entreprises à l’avenir.
Y a-t-il une alternative aux frais kilométriques ?
Pour le salarié, le seul moyen pour économiser sur ses frais de déplacement est de pouvoir profiter d’une voiture de la société dans laquelle il travaille. Ce n’est donc pas lui qui décide.
Quant au dirigeant, il peut choisir d’investir dans un véhicule de fonction via sa société. Dans ce cas, le véhicule est immatriculé au nom de cette dernière et non plus en son nom à lui.
Le prix d’achat est supporté par la société et peut être échelonné sur plusieurs années. Les coûts inhérents au fonctionnement du véhicule (carburant, réparations, révisions, assurance) deviennent donc une charge pour l’entreprise.
Comment consulter le barème kilométrique ?
Le barème qui est publié chaque année par l’administration fiscale permet, soit de calculer vos indemnités à la main, soit d’utiliser une calculatrice dédiée mise à votre disposition.
Son utilisation est simple, il suffit de suivre ces trois étapes :
- Choisir la puissance du véhicule dans le menu déroulant
- Entrer le nombre de kilomètres parcourus dans le champ situé juste en dessous
- Cliquer ensuite sur « Calculez » afin de connaître le montant des frais qui peuvent être déduits.
Que se passe-t-il en cas de dépassement des barèmes ?
Si les remboursements effectués par la société à ses salariés dépassent les seuils fixés par les barèmes établis par l’administration fiscale, l’Urssaf peut considérer qu’il s’agit d’avantages en nature qui doivent être soumis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.
