Qu’est-ce qu’une association ?
Une association est constituée par un groupe de personnes travaillent volontairement et bénévolement autour d’un projet commun. Idéalement, une telle structure cherche à se développer autour d’activités, mais sans réaliser de bénéfices pour autant.
Les activités en question sont de nature très diverse, de la promotion du sport en passant par des préoccupations humanitaires ou la défense des intérêts des membres ou des adhérents.
La liberté associative a été acquise avec la loi Waldeck du 1er juillet 1901.
Dès lors, il suffit que deux personnes s’entendent où se mettent d’accord sur l’objet de l’association. Il en résulte la rédaction des statuts qui précisent l’objet ainsi que les organes dirigeants (présidence, conseil d’administration, siège social et adresse de celui-ci).
Une association fait l’objet d’une déclaration en préfecture pour obtenir la personnalité juridique.
Elle dispose d’un patrimoine (exemple : biens meubles et épargne bancaire), et peut également agir en justice.
Certaines structures associatives disposent d’un statut particulier. C’est le cas par exemple des associations reconnues d’utilité publique, qui disposent d’un objet jugé d’intérêt général. De fait, ces structures ont la possibilité de recevoir des dons et des legs.
Elles doivent en retour présenter de sérieuses garanties et sont soumises à un contrôle administratif plus strict, notamment de la part de la Cour des comptes.
La plupart des associations font l’objet d’un contrôle, quel que soit leur statut. Ces contrôles peuvent prendre plusieurs formes. Par exemple, dans le cas d’une association déclarée, les statuts ainsi que l’objet peuvent êtes soumis à une vérification, puis à une dissolution judiciaire.
La Cour des comptes contrôle également les associations autorisées à recevoir des dons. Ainsi, l’association est reconnaissable grâce à 3 éléments qui la caractérisent :
- Les statuts (qui déterminent l’organisation et le mode de fonctionnement),
- La mise en commun des connaissances ou d’une activité (qui fait l’objet d’un accompagnement des membres de l’association),
- Le caractère spécifique à but non lucratif.
Comment faire une note de frais dans une association ?
L’association qui procède au remboursement des frais personnellement engagés s’assure que les frais en question correspondent à des dépenses réelles, justifiées et engagées pour les besoins de l’activité associative.
Ainsi, les bénévoles établissent systématiquement une note de frais qui sera communiquée à l’association. Les originaux des justificatifs doivent être présents, notamment les factures.
Pour éviter tout malentendu ou abus concernant le remboursement des frais engagés par les bénévoles, les instances élues de l’association prennent des décisions, fixées par le biais du règlement intérieur.
Parmi les questions à se poser sur les frais remboursables, s’agit-il de :
- frais liés aux transports ?
- frais liés au déjeuner ?
- frais liés à l’achat de fourniture ?
Dans le même ordre d’idées, le mode de calcul peut également avoir son importance. Faut-il opter pour un remboursement forfaitaire ou au réel ? Faut-il opérer une distinction entre le statut personnel des bénévoles, entre par exemple les étudiants et les chômeurs ?
Pour effectuer le remboursement des frais de déplacement des bénévoles, il est recommandé d’éviter la méthode forfaitaire. Ceci afin d’éviter que les dépenses engagées par le bénévole soient requalifiées en salaire par l’administration fiscale et l’URSSAF.
Le remboursement « au réel » semble être un mode de calcul plus approprié pour les associations. Il suffit simplement pour le bénévole de présenter impérativement les justificatifs et factures des dépenses engagées dans l’exercice de sa mission, et d’établir une note de frais à destination de l’association.
Aucun modèle de note de frais n’est imposé par la loi, ce qui permet donc à n’importe quelle structure associative de réaliser un modèle correspondant à ses besoins. Idéalement, chaque note indique le nom du bénévole concerné, la date, le lieu des déplacements ainsi que le descriptif de la mission. Les frais, eux, doivent être regroupés par type (frais de restauration, hébergement, affranchissement, etc..).
Enfin, la note de frais doit être signée par les deux parties : le bénévole ainsi que le responsable de l’association. Ces quelques règles simples permettent aux responsables comme aux bénévoles d’être en règle avec l’administration fiscale.
Comment établir une note de frais pour une association ?
La note de frais est un document destiné à l’association. Cette fiche peut faire l’objet d’une dématérialisation ou non selon les capacités informatiques à la disposition de la structure. Pour éviter tout litige avec l’administration comme avec les bénévoles, la note de frais en tant que document doit mentionner certains détails.
Le plus souvent, le document prend la forme d’un tableau mentionnant la date, un descriptif sommaire de la mission, le lieu du déplacement ainsi que la description des frais selon les types – frais d’hébergement ou d’hôtel, frais de restauration ou encore frais d’affranchissement, etc…
Pour chacune de ces dépenses, le montant de la TVA devra être indiqué – et ce, même si l’association ne la récupère pas. Quelle que soit la manière dont la note de frais est réalisée (papier ou numérique), elle doit être nominative et datée.
Qui peut signer une note de frais pour une association ?
Avant de procéder à la validation effective de la note de frais, le Conseil d’administration vérifie qu’elle répond à certains critères indispensables. Un remboursement injustifié donne lieu à une requalification par l’URSSAF en salaire déguisé, et peut donc donner lieu à un redressement fiscal. De plus, la situation sociale de l’association pourrait être modifiée, et entraîner de fait son assujettissement aux impôts commerciaux.
La note de frais est signée dans un premier temps par le bénévole et comporte idéalement une mention manuscrite du type « reçu le remboursement de la somme de [SOMME] €». Ensuite, elle est contresignée par le responsable de l’association ou plus habituellement par le trésorier.Enfin, elle est conservée en comptabilité accompagnée du justificatif et classée dans le plan comptable selon sa nature.
Quand faire une note de frais dans une association ?
Les petites associations ont souvent recours aux bénévoles pour s’acquitter de menues dépenses nécessaires au fonctionnement de la structure. Cela va de l’achat de fournitures, jusqu’à la réalisation de courses en grande surface.
Lorsque les moyens sont limités et que les achats sont fréquents, la simple présentation d’une facture présentée au trésorier suffit à procéder au remboursement.
De la même manière que pour les structures professionnelles, il est possible d’établir une note de frais à laquelle est agrafée le justificatif des dépenses. Il s’agit non seulement d’une facture mais aussi d’un ticket de caisse.
La note de frais reste à l’heure actuelle le document le plus adapté pour conserver une trace des dépenses et des remboursements à effectuer. Elle s’avère indispensable lorsque les dépenses sont régulières et importantes.
Toutefois, le remboursement des frais (et l’établissement d’une note correspondante) n’est possible que lorsque certaines conditions sont remplies. Par exemple, lorsque le Conseil d’administration autorise expressément une politique de remboursement.
Ensuite, le bénévole apporte toutes les indications utiles pour obtenir valablement le remboursement des frais. La tâche accomplie doit également être réelle (pas de mission fictive), et proportionnelle à l’activité de l’association.
Que mettre dans une note de frais pour une association ?
Avant d’obtenir un remboursement de la part du trésorier ou du responsable de l’association, le bénévole produit un certain nombre d’informations figurant sur une note de frais. Parmi ces informations : la date de la dépense, l’objet (participation à une action événementielle, rendez-vous, etc..), ou encore la nature (frais kilométriques, frais d’essence, titre de transport, etc..).
Les justificatifs correspondant à ces frais doivent également accompagner la note de frais. Pour le remboursement des frais kilométriques, il existe un barème susceptible de varier chaque année, et dont le bénévole tient compte pour le calcul du remboursement.
Ce barème tient compte notamment de la puissance fiscale du véhicule et du kilométrage. En cas de déplacements réguliers, le bénévole aura à cœur de noter sur une fiche les déplacements effectués avec la date, les lieux de départ et d’arrivée, la distance parcourue ainsi que les motifs du déplacement.
Pourquoi faire une note de frais pour une association ?
Le remboursement des notes de frais est une pratique particulièrement contrôlée par l’administratif fiscale, et par l’URSSAF, l’organisme chargé de recouvrer les cotisations sociales et patronales. Il s’agit de respecter un certain nombre de conditions, pour éviter qu’un simple remboursement ne soit considéré comme un revenu.
Si l’association ne parvient pas à justifier la valabilité de son système de remboursement de notes de frais, le bénévole perçoit un salaire, imposable de fait. L’association peut alors être accusée de travail dissimulé.
