Qu’est-ce qu’un justificatif de note de frais ?

La note de frais est un document de nature comptable. Il permet à un salarié de se faire rembourser des frais professionnels. Cette fiche, qu’elle soit dématérialisée ou non, est accompagnée d’un justificatif de dépense.

Un justificatif s’apparente à une facture comprenant un ensemble de données essentielles auprès des organisations fiscales.

Ce justificatif fait office de « preuve » lorsque des dépenses professionnelles sont engagées par un salarié dans le cadre de son travail. Il est important pour le professionnel de présenter systématiquement les justificatifs, ceci afin d’éviter à l’entreprise un redressement ou un contrôle URSSAF.

De nombreuses règles encadrent la validité des justificatifs et leur validité dépend également de la nature des dépenses engagées.

Les frais de repas sont souvent les premières dépenses professionnelles faisant l’objet d’un remboursement de la part de l’entreprise. Ils sont accompagnés d’un justificatif qui prend la forme d’une note de restaurant ou de supermarché.

Dans tous les cas, l’original d’un reçu papier est suffisant pour justifier d’une note de frais, lorsqu’un seul collaborateur est concerné. Les frais de repas peuvent concerner un client invité à déjeuner. Dans ce cas, certaines mentions figurent sur le justificatif, telles que le nom de chaque convive, la fonction de chacune d’entre eux et le nom de l’entreprise à laquelle ils appartiennent.

Les frais kilométriques font également l’objet d’une justification, et requièrent certaines précisions. Dans un premier temps, le collaborateur présente la carte grise du véhicule à son employeur, et précise le motif du déplacement, le lieu de la mission, les kilomètres réalisés au total et la puissance fiscale du véhicule.

L’employé peut aussi être amené à utiliser les transports en commun. il faut impérativement présenter les billets de transports qui permettent ensuite d’obtenir un remboursement de la part de l’entreprise.

Il arrive  que les frais de transport concernent les trajets réalisés entre le domicile de l’employé et le lieu de départ, qui peut être une gare ou encore un aéroport. En revanche, les frais de transport ne peuvent concerner les trajets quotidiens du salarié, de son domicile jusqu’à son lieu de travail.

Enfin, les frais de transports peuvent concerner les déplacements réalisés avec une voiture de fonction. Si le salarié est amené à réaliser des déplacements par ce biais, il fournit un justificatif permettant le remboursement des frais de carburant et éventuellement de péage.

Les justificatifs concernent aussi les frais d’hébergement. Cependant, plusieurs conditions sont à respecter dans le cadre d’un déplacement professionnel, ceci avant même d’effectuer des dépenses.

Par exemple, il convient de vérifier la distance qui sépare le lieu de résidence du collaborateur et son lieu de travail. Dans ce cas précis, cette distance est au minimum de 50 kilomètres ou plus. Ensuite, le trajet ne peut être réalisé en moins d’1 h 30 en utilisant les transports en commun. Pour que les justificatifs d’hébergement soient conformes, ils mentionnent la quantité de nuitées, l’ensemble des frais imputés à la chambre occupée et un solde nul.

Les frais divers font également l’objet d’une justification par le biais des notes de frais. Ceux-ci concernent par exemple l’achat de matériel.

Combien de temps faut il conserver les justificatifs de note de frais ?

En matière de note de frais, la législation impose un certain délai de conservation. Par exemple, l’article L123-22 du Code de commerce prévoit que « les documents comptables et les pièces justificatives doivent faire l’objet d’une conservation durant 10 ans ».

Il s’agit d’une prescription couramment employée dans le domaine de la comptabilité. Du côté de l’URSSAF et de l’administration fiscale, le délai de prescription est différent. Celui-ci est réduit à 3 ans dans le premier cas, et à l’année en cours pour les autorités fiscales.

Du côté du Code Général des Impôts et en matière comptable, les pièces justificatives sont des pièces régulièrement contrôlées. L’article L.13 du Livre des Procédures Fiscales prévoit que tout assujetti à un contrôle des pièces justificatives est soumis à la vérification des pièces et documents comptables.

En ce qui concerne la période fiscale de conservation, elle est de 6 ans pour tout ce qui concerne le support papier. Dans le cas d’une conservation numériques ou informatiques des données, la période s’élève à 3 ans.

Il est désormais possible pour les entreprises de conserver des justificatifs papier sous forme numérique ou informatique. L’article L120B du LPF prévoit la possibilité pour les entreprises de conserver des documents manuscrits, documents, pièces établies ou reçus sur un support informatique, le temps de la durée légale.

L’entreprise a à sa disposition deux manières de procéder : elle peut soit conserver ses justificatifs papier ou conserver des documents informatiques après leur numérisation.

Doit-on fournir des justificatifs pour note de frais ?

Les justificatifs pour note de frais sont indispensables pour justifier d’une dépense professionnelle. Ils permettent d’apporter une preuve évidente que des dépenses ont bien été réalisées dans le cadre d’une activité professionnelle.

La note de frais ne peut faire l’objet d’un remboursement sans les justificatifs correspondants. Par ailleurs, l’entreprise a pour obligation de rembourser les frais professionnels du salarié, pourvu qu’ils soient justifiés et qu’ils rentrent dans le cadre de la mission, quel que soit le poste du salarié au sein de l’entreprise.

Il arrive souvent qu’un employé fasse des dépenses professionnelles dans l’exercice de ses fonctions – il peut s’agir de frais liés à un repas, à un hébergement ou à un déplacement. L’entreprise a alors l’obligation de prendre à sa charge un certain nombre de dépenses.

Les justificatifs sont essentiels au regard de l’administration, ou à l’occasion d’un contrôle fiscal. Ils sont considérés comme des pièces susceptibles de faire l’objet d’un contrôle. Ils valident ou invalident la note de frais et garantissent la justesse du dit document, aux yeux de l’administration fiscale.

Il est dans l’intérêt de l’entreprise de disposer des justificatifs correspondant aux dépenses engagées. Dans le cas contraire, l’absence de document peut mener à un redressement URSSAF. Également, l’absence d’une certaine rigueur concernant les notes de frais peut mener à des abus.

Quels justificatifs pour des notes de frais ?

De nombreuses règles encadrent la validité des justificatifs. Un simple justificatif ou une facture faisant état du montant, de la date, du lieu et de la nature des dépenses peut ne pas suffire pour bénéficier d’un remboursement.

Pour être totalement conforme et valide, un justificatif comporte plusieurs mentions obligatoires, comme par exemple : la date de la dépense, le nom du fournisseur, le détail de la dépense ou encore la TVA (si applicable). Il est donc important que l’entreprise respecte la réglementation, sous peine d’être soumis à un contrôle URSSAF.

La question de la validité des justificatifs pour note de frais dépend avant tout de la nature des dépenses engagées. D’un point de vue strictement technique, une simple facture ou encore un reçu peut délivrés par un commerçant peut faire office de justificatif.

Ces documents peuvent être de nature papier ou sous forme électronique. Si l’entreprise ne dispose pas d’une plateforme de gestion numérique des notes de frais, il est recommandé d’imprimer les justificatifs.

Peut-on scanner ses justificatifs de notes de frais ?

Il est désormais possible de scanner des documents comptables tels des factures, en vue d’une numérisation et d’un archivage sous format PDF. La « dématérialisation » des notes de frais est possible depuis le 31 mars 2017, grâce à l’autorisation formulée par l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales.

Il convient néanmoins de respecter un certain nombre de règles pour que les justificatifs pour notes de frais numérisés soient reconnus auprès de l’URSSAF, en cas de contrôle. La capture d’image et son enregistrement se font « dans des conditions garantissant la reproduction du document à l’identique », comme l’explique l’art A 102-B-2 du LPF.

Pour éviter toute forme de jurisprudence entre l’URSSAF et l’administration fiscale, l’arrêté du 23 mai 2019 fixe les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier.