La gestion des notes de frais est souvent une tâche fastidieuse en entreprise. La simplification du processus n’est pas toujours évidente. Face à une demande croissante, des banques en ligne d’un nouveau genre proposent de prendre en charge la gestion des notes de frais automatiquement.

Plus qu’un simple outil, certaines cartes bancaires sont désormais présentées comme des alternatives viables aux logiciels de gestion des notes de frais, avec leurs avantages et leurs inconvénients.

Cartes professionnelles individuelles : comment ça marche ?

L’idée est simple : permettre à chaque employé de posséder et d’utiliser une carte d’entreprise, dans un cadre clairement défini par l’employeur en amont. La formule répond surtout à un besoin de praticité et s’adresse principalement à des PME qui n’ont pas les moyens de mettre en place un système de gestion poussé, mais qui souhaitent tout de même suivre facilement les dépenses professionnelles des membres de l’entreprise.

Ces formules proposées par des néo-banques permettent de générer un nombre illimité de cartes bancaires pour les employés. Un compte bancaire centralisé est ouvert au nom de l’entreprise, avec un abonnement mensuel auprès de la banque, afin d’assurer les frais de gestion et de création des cartes. 

En bref, il s’agit d’un réseau de cartes bancaires qui gravite autour d’un point de contrôle central. Tous les membres de l’entreprise ont accès à une application partagée qui permet de visualiser et de justifier les notes de frais individuellement, avec l’émission d’un reçu digital.

Les cartes professionnelles individuelles offrent une alternative pratique et sécurisée pour gérer les dépenses des employés. Plus besoin d’effectuer des remboursements, tous les paiements sont effectués depuis le même compte, au nom de l’entreprise. Les dépenses peuvent être tracées depuis les différentes cartes, et le contrôle s’effectue directement depuis l’application.

Quels sont les avantages d’un tel système ?

Le gros avantage de la formule se retrouve dans les options de paramétrage avancées des différentes cartes bancaires. Les applications proposées par ces néo-banques sont pensées pour permettre au manager de limiter le budget des salariés, et de garder le contrôle sur les dépenses et les utilisations. C’est une solution sécurisée, car l’employeur garde le contrôle en direct sur les autorisations de chaque carte. Des plafonds sont établis et les cartes peuvent être facilement bloquées en cas de besoin. Des exports sont aussi possibles, avec la possibilité de visualiser et de modifier les notes de frais individuellement.

L’utilisation d’une application dédiée et directement liée aux cartes bancaires d’entreprise permet d’éliminer la gestion manuelle des notes de frais. Les employés justifient leurs dépenses effectuées au nom de l’entreprise dans une application dédiée, et le manager peut tout centraliser et contrôler carte par carte, avec une vision claire. C’est une solution d’automatisation qui évite de courir après les justificatifs de remboursement.

Le traçage des dépenses s’effectue en temps réel, et des actions peuvent ainsi être mises en place avec réactivité en cas de besoin (demande de justificatif, blocage temporaire, augmentation du plafond mensuel…).

Une carte pour chacun, cela permet aussi d’éviter les difficultés organisationnelles liées au partage d’une même carte au sein de l’entreprise.

Quelles sont les limites en termes de gestion des notes de frais ?

La gestion des notes de frais est souvent un tâche intégrée dans un système de gestion plus large. Si les innovations proposées sont prometteuses, il est encore difficile d’imaginer des connexions poussées avec d’autres applications de gestion.

Les formules proposées par les banques sont encore jeunes, et les systèmes de gestion intégrés de ces cartes bancaires d’entreprise gardent pour l’instant leurs limites, en manquant souvent de personnalisation.

C’est une solution pratique, mais qui ne parvient pas toujours à s’adapter à l’environnement de l’entreprise. Ces banques proposent des applications qui sont souvent davantage adaptées aux mobiles qu’aux ordinateurs, et cela peut poser d’autres limites en matière de gestion poussée et de visualisation des données pour les membres de l’entreprise.

Si cette solution a de quoi séduire les PME à la recherche d’un système pratique, un logiciel de gestion des notes de frais dédié s’avère toujours indispensable pour les grandes entreprises aux besoins plus complexes. Le développement de cette formule dépend aussi de sa capacité à se connecter aux autres postes de gestion au sein de l’entreprise.