Guide complet pour choisir le logiciel de gestion de congés idéal pour votre entreprise

Mis à jour le 12/06/2023

Sommaire

Le logiciel de gestion de congé : à quoi sert-il ?

Aujourd’hui, il n’est plus nécessaire de gérer les congés manuellement. Il existe de nombreux outils digitaux pour vous faciliter la tâche.

Son intérêt

La gestion des congés fait partie des missions incontournables de l’équipe RH. La plupart des tâches sont purement administratives :

Traitement des demandes de CP (Congés payés), RTT (Réduction du temps de travail) et autres demandes d’absences.
Décomptes des droits, calcul des titres-restaurant, etc.
Report sur la fiche de paie.

La gestion papier ou sur fichier Excel est exigeante en temps. De plus, les saisies manuelles peuvent donner lieu à des erreurs. Le logiciel de gestion de congé vient automatiser toutes les formalités. Toutes les tâches administratives à faible valeur ajoutée sont effectuées par l’algorithme de l’outil. Les équipes RH peuvent se consacrer à des missions plus importantes.

Le logiciel de gestion des congés offre aussi une plus grande indépendance aux salariés. Ils posent leur demande de vacances sur une interface et suivent le circuit de validation en temps réel.

Ses fonctionnalités

Un bon logiciel de gestion de congé doit posséder les fonctionnalités suivantes :

La possibilité de réaliser une demande d’absence depuis une interface ;
Les alertes aux managers et à l’équipe RH ;
Le paramétrage du circuit de validation et de toutes les procédures liées aux congés ;
La mise à jour en temps réel d’un planning des congés ;
La comptabilisation précise des droits des salariés ;
L’exportation automatique des données vers le logiciel de paie ;
La création de statistiques pour avoir une vision globale pour prendre les bonnes décisions en matière de congés ou d’absentéisme.

Analyser vos besoins

Avant de sélectionner un logiciel de paie, il est important de faire un état des lieux de votre organisation et de vos besoins. C’est une étape cruciale pour trouver un logiciel de gestion de congés adapté à votre entreprise.

Voici les éléments à identifier pour établir un cahier des charges de recherche d’un outil digital pour les congés :

La taille de votre entreprise et le nombre de salariés ;
Les différents types de congés existants ;
Les procédures liées à la prise de congé et les fonctionnalités dont vous avez besoin ;
Les interconnexions informatiques obligatoires (avec le SIRH ou le logiciel de paie, par exemple) ;
Le budget à consacrer à un tel outil.

Les 6 critères à utiliser pour sélectionner le meilleur outil de gestion des congés

Vous avez évalué vos besoins ? Vous pouvez maintenant contacter plusieurs éditeurs pour tester leur logiciel de gestion de congés. Voici les 6 critères à utiliser pour choisir le meilleur outil :

La simplicité d’utilisation

Pour espérer un bon retour sur investissement, votre logiciel de congés doit être rapidement adopté par vos collaborateurs. Il doit donc être facile à utiliser, mais surtout à prendre en main. Vos équipes doivent pouvoir se servir du logiciel intuitivement.

Si votre éditeur propose une formation rapide, des tutos ou des documents simples expliquant comment fonctionne le logiciel, c’est un vrai plus. Le support apporté est un vrai gage de qualité.

La simplicité d’utilisation passe aussi par la possibilité d’accéder à la plateforme depuis tous les supports (smartphone, ordinateur, tablette) et à tout moment.

Le design agréable

L’apparence de l’interface joue un rôle essentiel dans l’engagement des salariés. Le design doit être agréable et soigné.

Il est aussi important pour l’image de marque de votre entreprise. Votre logiciel doit vous permettre de paramétrer l’interface pour y faire figurer le nom de l’entreprise et son logo. Il est aussi important de pouvoir utiliser les couleurs de l’organisation.

Les possibilités de paramétrages

L’outil de gestion des congés doit proposer un paramétrage fin et précis. C’est une exigence indispensable à avoir. Le logiciel doit s’adapter à votre organisation et non le contraire.

Vous devez donc pouvoir transférer toutes vos procédures existantes dans l’outil.

Voici les éléments à vérifier dans ce cadre :

La possibilité de créer tous les types de congés existant dans votre entreprise et de leur attribuer une règle de calcul ;
La possibilité de prévoir un circuit de validation complet ;
La possibilité d’obtenir des plannings par équipe, par service ou globaux.

Les fonctionnalités adaptées à votre organisation

L’outil choisi doit posséder toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin (validation, planning, statistiques, etc.).

Il doit aussi s’interconnecter avec votre système informatique. La gestion des congés a un impact direct sur la paie. Les deux logiciels doivent donc communiquer. Pour éviter les erreurs de saisie, il est également important pour le logiciel de gestion des congés de pouvoir récupérer la base de données des dossiers des collaborateurs dans le SIRH.

La fiabilité du logiciel

La gestion des congés répond à des obligations légales. Votre logiciel de congés doit donc respecter toutes les normes en vigueur. Il doit également être mis à jour régulièrement pour prendre en compte toute nouvelle évolution législative.

La fiabilité d’un outil digital passe aussi par la maintenance proposée par l’éditeur. Ce dernier doit garantir la maintenance régulière du logiciel. Il doit aussi proposer un support accessible facilement et réactif.

Le budget

Ce dernier critère est bien sûr essentiel. Il est recommandé d’axer ses recherches sur le meilleur rapport qualité/prix. Le seul critère du tarif n’est pas pertinent à lui seul. Les logiciels peu chers ont souvent moins de fonctionnalités.

Le mode de tarification est toujours intéressant à observer : abonnement, paiement en une fois, frais cachés.