Les abus de notes de frais sont fréquents, et ils peuvent vite être requalifiés en avantages en nature une fois détectés. Souvent confondues, ces deux notions ne présentent pas vraiment les mêmes avantages pour l’employeur. Voici les principales différences à retenir.

Qu’est-ce qu’un frais professionnel ?

Un frais professionnel correspond à une dépense engagée par le salarié qui peut être éligible à un remboursement par l’employeur. Cette dépense doit être liée aux besoins de son activité professionnelle. Prospection, rendez-vous client, réunion de travail entre salariés… certaines missions peuvent entraîner des frais de déplacement et de restauration, ou encore nécessiter du matériel dédié.

Ces frais sont remboursés par l’employeur sur le montant réel des dépenses. Ne faisant pas partie du salaire, ces dépenses remboursées ne sont donc pas concernées par l’impôt sur le revenu, et sont également exonérées de cotisations sociales sous certaines conditions.

Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?

Un avantage en nature correspond à la mise à disposition d’un bien ou service par l’employeur à son salarié. Ordinateur de fonction, téléphone, véhicule, logement, abonnement à une salle de sport… la liste est longue. Ces avantages peuvent être complètement gratuits, ou bien proposés en échange d’une participation du salarié inférieure à la valeur réelle du bien ou service concerné.

Ils peuvent être reçus de façon régulière ou ponctuelle, et font l’objet d’une négociation entre l’employeur et le salarié au moment de la signature du contrat de travail. Les avantages en nature font obligatoirement l’objet d’une clause spécifique dans le contrat de travail quand ils sont individualisés. Ils peuvent également être prévus au sein d’une convention collective. Un avantage en nature délivré doit être déclaré, et figurer sur le bulletin de paie, au niveau du salaire brut. Il est par conséquent imposable et soumis à cotisations.

Quelle différence entre avantages en nature et frais professionnel ?

L’avantage en nature et soumis à cotisation et imposable. Les frais professionnels ne font pas partie de la rémunération et ne sont donc pas soumis à cotisations, ni imposables. Faire une note de frais à son employé est donc une opération moins couteuse qu’un avantage en nature pour l’employeur. Cette différence se répercute aussi sur le salarié. L’objectif des entreprises est donc souvent de se tourner vers les frais professionnels quand cela est possible.

Quelles sont les limites des frais professionnels ?

La qualification d’une dépense en frais professionnel ou en avantage en nature dépend de l’usage du bien ou du service concerné. Un usage strictement professionnel et justifié permet de générer une note de frais exonérée, tandis qu’un usage personnel (même partiellement) complique un peu les choses.

Dans le cas d’un téléphone personnel utilisé par le travail par exemple, la part de frais professionnels remboursable se calcule à partir d’une déclaration du salarié sur son usage professionnel. Cette part est plafonnée à 50%, ce qui veut dire que seule la moitié du forfait peut être remboursée par le biais d’une note de frais. Bien sûr l’employeur peut, s’il le souhaite, rembourser le reste de la facture à son employé. Mais ce remboursement ne sera pas exonéré de cotisations sociales.

Au-delà d’une certaine limite, les frais professionnels sont également requalifiés en avantages en nature afin d’éviter les abus.