Elles sont souvent traitées par le biais divers documents papiers auquel sont liés de nombreux justificatifs, reçus et tickets de caisse et traitées dans des tableurs excel ou autre. Il faut ensuite en faire la validation et les classifier par type de dépense et procéder au remboursement des salariés.
Cela présente de nombreux inconvénients :
- le temps alloué à ces tâches est considérable et augmente avec la taille de l’entreprise
- la perte des justificatifs n’est pas rare
- l’archivage des documents, justificatifs prend de la place
- les erreurs qui peuvent se glisser dans les rapports
Depuis quelques années, de plus en plus de solutions existent pour en automatiser la gestion. Il y en a différents types. Des logiciels qui comprennent de nombreuses options ou modules pour automatiser l’intégralité de vos process RH. Mais aussi des logiciels de traitement de notes de frais gratuits.
Si vous hésitez encore à moderniser votre gestion avec ces logiciels, voici quelques bonnes raison pour vous convaincre.
Pourquoi automatiser la gestion de ses notes de frais ?
Des logiciels de traitement de notes de frais gratuits
Comme évoqué précédemment, il existe des solutions gratuites pour répondre aux besoins des petites entreprises ayant peu ou pas de moyens. Certes les options sont réduites au strict nécessaire, mais l’efficacité est au rendez vous. N’hésitez pas à vous renseigner et à lire les avis sur les différents logiciels disponibles avant de faire votre choix.
Une demande de note de frais simplifiée pour les salariés
Avec l’automatisation, un simple formulaire rempli avec un smartphone peut suffire pour permettre aux employés de faire une note de frais. A celle-ci, ils peuvent joindre une photo de leur justificatif. Tout est transmis directement au service de comptabilité ou service RH.
Moins de transits de documents papier
La dématérialisation des notes de frais et des justificatifs limite la perte des documents dans les nombreux transits entre les services concernés. De facto, l’archivage est simplifié également, ne nécessitant pas de place de stockage matérielle dans les bureaux.
Gain de temps et productivité
Les logiciels de traitement des notes de frais simplifient les process pour les salariés mais aussi pour les services RH et comptables. Lorsqu’une demande est émise par le biais du logiciel, elle est automatiquement transmise à la bonne personne et classée dans la bonne catégorie de dépense ! Il ne reste plus qu’à la valider et à lancer le processus de remboursement le cas échéant. Il y a une vision globale des demandes en cours et les rapports mensuels de dépense se transforment en de simples exports.
Le temps passé à la gestion des notes de frais en est considérablement réduit et peut être utilisé d’une autre manière.
Des Ă©conomies
Qui dit gain de temps dit gain d’argent ! Le traitement accéléré et la validation rapide des justificatifs limite les intermédiaires, fluidifient les rapport entre les employés et améliorent le rendement.
Vous pouvez le constater, même si le changement de méthode peut faire peur, les avantages sont trop nombreux pour ne pas penser à moderniser votre gestion des notes de frais. Pourquoi hésiter encore ?
