Comment structurer votre référentiel de compétences ?

Mis à jour le 10/01/2025

Référentiel des compétences : définition

Un référentiel des compétences est un outil structuré qui recense et décrit de manière détaillée les compétences nécessaires pour exercer un ou plusieurs métiers au sein d'une organisation ou d'un domaine spécifique. Il sert de guide pour définir les savoir-faire, les savoir-être et les aptitudes requises pour chaque poste ou fonction, permettant d'aligner les besoins de l'entreprise avec les compétences des collaborateurs.

Le référentiel peut inclure :

• Des compétences techniques (hard skills) : ce sont les connaissances spécifiques et les aptitudes directement liées à l’exercice du métier (par exemple, maîtrise d'un logiciel, compétences en gestion de projet, etc.).
• Des compétences comportementales (soft skills) : ce sont des aptitudes relationnelles et personnelles, comme la capacité à travailler en équipe, la communication, ou encore l'adaptabilité.

Chaque compétence peut être décrite avec différents niveaux de maîtrise (débutant, intermédiaire, expert), permettant de mieux évaluer les besoins de formation ou de développement.

Le référentiel des compétences est utilisé dans divers contextes : recrutement, évaluation des performances, gestion de la formation, planification des carrières et mobilité interne. Il permet d’identifier les écarts entre les compétences actuelles des collaborateurs et celles requises pour leur poste, facilitant ainsi le développement professionnel et la montée en compétence.

Pourquoi tenir à jour un référentiel des compétences ?

C’est un outil stratégique qui structure les attentes de l'entreprise et oriente les collaborateurs vers un alignement clair avec ses objectifs. En identifiant les compétences essentielles pour chaque poste, le référentiel des compétences offre une vision précise des exigences et crée un cadre propice à la montée en compétence. Cette clarification permet non seulement de mieux structurer les rôles, mais aussi de définir les priorités de développement des talents.

Un référentiel bien construit devient rapidement un levier d’évaluation. Il permet d’identifier les écarts entre les compétences actuelles et celles nécessaires pour atteindre les objectifs fixés. En conséquence, il facilite la mise en place de plans de formation ciblés, garantissant un développement pertinent et un meilleur retour sur investissement. Cet outil se révèle également incontournable pour les processus de recrutement, en fournissant des critères objectifs pour sélectionner les candidats les mieux adaptés.

Les 5 avantages d'un référentiel des compétences :

1. Clarification des missions et des compétences requises pour chaque poste.
2. Identification des écarts de compétences pour un développement optimisé.
3. Critères objectifs pour une sélection alignée avec les besoins stratégiques.
4. Identification des parcours possibles et valorisation des compétences transférables.
5. Adaptation aux mutations technologiques et aux nouvelles exigences du marché.

Un booster de performance sur le long terme

Le référentiel des compétences est un outil précieux pour faciliter la mobilité interne. En rendant visibles les passerelles et les compétences transférables, il encourage les évolutions professionnelles internes, réduit le turnover et valorise les parcours de carrière. Cela crée un environnement plus dynamique et une gestion des talents plus proactive.

En matière d’évaluation de la performance, il sert de base structurée et équitable. Les collaborateurs sont jugés selon des critères objectifs et transparents, en lien avec les compétences identifiées pour leur poste. Cela renforce la clarté des évaluations et oriente les collaborateurs vers des axes d'amélioration concrets.

• Élaboration de plans de formation adaptés
• Mise en avant des expertises au sein de l'entreprise
• Réactivité face aux transformations du marché

Le référentiel permet aussi de répondre aux défis d’un monde en mutation constante. Qu’il s’agisse de nouvelles technologies, de nouvelles exigences légales ou de la transformation des métiers, il permet d’anticiper les besoins futurs et d’accompagner les collaborateurs dans l’acquisition de compétences nécessaires. Pour l'entreprise, c’est un atout majeur pour maintenir une compétitivité durable et renforcer sa capacité d'adaptation.

Un outil de valorisation

Ce référentiel valorise les collaborateurs en leur montrant que leur savoir-faire est pris en compte et intégré dans la stratégie de l'organisation. Lorsqu’il est régulièrement mis à jour, il devient un outil vivant, garantissant une adaptation continue aux évolutions du marché et un alignement constant entre les compétences des équipes et les objectifs stratégiques de l’entreprise. 

Le guide pour organiser un référentiel des compétences

Organiser un référentiel des compétences nécessite une approche méthodique pour s'assurer qu'il est pertinent, exhaustif et aligné avec les besoins de l'organisation. Voici les principales étapes pour structurer un tel référentiel :

1. Définir les objectifs du référentiel

Avant de commencer, clarifiez l’objectif du référentiel : s'agit-il d'identifier les compétences nécessaires pour un poste spécifique, de servir de base pour l’évaluation des performances, ou de planifier la formation et le développement des collaborateurs ? Cette étape aide à orienter la création du référentiel.

2. Analyser les métiers et postes

Identifiez les postes ou métiers concernés par le référentiel. Cela peut nécessiter une analyse approfondie des fiches de poste, des missions et des responsabilités de chaque rôle dans l’organisation. Assurez-vous de collaborer avec les managers et les responsables des équipes pour obtenir une vue complète et réaliste.

3. Identifier les compétences nécessaires

Recensez les compétences essentielles pour chaque poste :

• Compétences techniques (hard skills) : ce sont les compétences spécifiques au métier ou au secteur (ex. : programmation, compétences en gestion financière, etc.).
• Compétences comportementales (soft skills) : incluez les compétences personnelles et sociales, comme le leadership, la communication, l’esprit critique ou la gestion du stress.
• Compétences transversales : ce sont des compétences utiles dans différents métiers et fonctions, comme la capacité d'adaptation ou le travail d'équipe.

4. Décrire chaque compétence

Pour chaque compétence identifiée, fournissez une description claire et concise. Précisez ce que chaque compétence implique, les tâches qu’elle permet d’accomplir, et les connaissances ou comportements attendus.

5. Définir les niveaux de maîtrise

Pour chaque compétence, définissez des niveaux de maîtrise ou d’expertise. Cela peut se faire en 3 à 5 niveaux, allant de "débutant" à "expert". Chaque niveau doit être accompagné d’une description qui illustre le degré de compétence requis. Par exemple :

• Niveau 1 (Débutant) : comprend les notions de base, applique avec supervision
• Niveau 2 (Intermédiaire) : maîtrise la compétence de manière autonome
• Niveau 3 (Expert) : utilise la compétence de manière experte et peut former ou guider les autres

6. Structurer le référentiel

Organisez le référentiel de manière à ce qu’il soit facile à lire et à utiliser :

• Par métiers ou fonctions : chaque métier ou poste a sa propre section regroupant les compétences nécessaires
• Par familles de compétences : par exemple, une section dédiée aux compétences techniques et une autre aux compétences comportementales
• Par domaines d’activité : si votre organisation couvre plusieurs domaines, vous pouvez regrouper les compétences par secteur d’activité

7. Impliquer les parties prenantes

Faites valider le référentiel par les managers, les RH et d'autres parties prenantes concernées. Leur retour est essentiel pour garantir que le référentiel est réaliste, pertinent et aligné sur les besoins réels de l'organisation.

8. Communiquer et former à l’utilisation du référentiel

Pour que le référentiel soit utile, les collaborateurs et les managers doivent comprendre comment l'utiliser. Organisez des sessions de formation ou des réunions pour expliquer son fonctionnement, son rôle dans l’évaluation des compétences, la formation, ou le recrutement.

9. Mettre à jour le référentiel régulièrement

Les besoins en compétences évoluent avec le temps. Il est important de revoir et de mettre à jour le référentiel périodiquement, afin de tenir compte des évolutions du marché, des nouvelles technologies, ou des changements dans les objectifs de l’entreprise.

FAQ

Quels types de compétences sont souvent négligés dans un référentiel ?

Il arrive fréquemment que les compétences dites "transversales" soient sous-évaluées ou oubliées au profit des compétences techniques spécifiques à un métier. Ces compétences transversales incluent par exemple la capacité d'adaptation, la créativité, la gestion du stress ou l’intelligence émotionnelle. Pourtant, elles sont essentielles dans un contexte professionnel où les attentes évoluent rapidement, les tâches sont de plus en plus diversifiées et la collaboration au sein des équipes devient cruciale. En intégrant ces compétences dans un référentiel, on met en lumière des aptitudes qui favorisent l'agilité organisationnelle, renforcent les performances individuelles et collectives, et facilitent l'innovation au sein de l'entreprise.

Peut-on utiliser un référentiel des compétences pour les entretiens annuels ?

Absolument, le référentiel des compétences est un support idéal pour structurer les entretiens annuels. En s’appuyant sur les compétences définies pour chaque poste, l’évaluateur peut dresser un bilan précis des acquis du collaborateur et des axes d'amélioration. Cela permet de sortir d’une simple discussion générale et de rendre l’entretien plus concret, orienté sur les compétences nécessaires pour le poste actuel et pour les évolutions souhaitées. Le référentiel aide également à identifier les besoins en formation et à fixer des objectifs clairs, à la fois pour le développement professionnel du collaborateur et pour les attentes de l’entreprise. Il s’agit d’un levier puissant pour maintenir l’engagement des salariés et renforcer leur sentiment de reconnaissance.

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