5 étapes pour élaborer un plan de formation efficace

Mis à jour le 05/12/2023

Sommaire

Un plan de formation, c’est quoi ?

Le plan de développement des compétences (l’autre nom du plan de formation) est un document recommandé à l’article L. 6321-1 du Code du travail. Non obligatoire, il est pourtant adopté par la plupart des entreprises. Il dispose en effet de plusieurs atouts :

Développement des compétences des salariés ;
Formations sur mesure adaptées aux besoins des salariés ;
Fidélisation des employés ;
Augmentation de la compétitivité de l’entreprise.

Il recense les actions de formations mises en place par l’employeur. Le but est de proposer un parcours pédagogique aux salariés pour leur permettre d’atteindre leurs objectifs professionnels ou de rester dans l’emploi. Le plan prévoit :

Les formations obligatoires : sécurité au travail, adaptation au poste de travail… ;
Les formations internes : présentation de l’activité pendant l’onboarding, par exemple ;
Les formations par un prestataire : un formateur extérieur à l’entreprise forme un ou plusieurs salariés ;
Les bilans de compétences : analyse des compétences professionnelles et personnelles du salarié, de ses motivations ou aptitudes ;
Les VAE (Validation des acquis d’expérience) : possibilité laissée au salarié de transformer son expérience en un diplôme.

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Étape 1 : Analysez les besoins de votre entreprise

Pour commencer à élaborer votre plan de formation, vous devez connaître les besoins de votre entreprise. De cette manière, vous pourrez personnaliser les formations de manière efficace. La manière la plus pertinente de prendre conscience des besoins est d’interroger les managers ou les directeurs de service. Il est aussi intéressant de faire des sondages plus larges pour interroger tous les salariés sur leur ressenti en matière de formation. Enfin, les entretiens annuels sont de très bonnes occasions de recueillir les demandes d’acquisition de compétence individuellement.

L’équipe RH chargée de la formation doit se tenir informée régulièrement des évolutions techniques, organisationnelles ou juridiques de votre secteur d’activité. Cela leur permet de proposer des enseignements à la pointe pour donner une longueur d’avance à l’entreprise. À cette étape, il est important de déterminer l’orientation stratégique du plan de formation. Les compétences à acquérir doivent être priorisées. Les formations les plus urgentes doivent rentrer dans le budget en premier.

Étape 2 : Construire le plan de formation

Vous avez listé et hiérarchisé les formations nécessaires. Vous pouvez donc maintenant construire un plan de formation. Pour ce faire, il est nécessaire de trouver les formations nécessaires auprès de prestataires externes. Il est aussi possible de développer les cours en interne. L’équipe en charge doit être en mesure de proposer un catalogue de formations avec toutes les informations nécessaires :

Coûts ;
Durée ;
Modalités ;
Certifications.

Le mieux est de pouvoir proposer un calendrier prévisionnel des différentes actions à réaliser. À cette étape, il est temps de finaliser le budget du plan de formation. Celui-ci devra être validé par la direction. Bon à savoir : Le rôle du CSE Dans toutes les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE (Comité social et économique) doit être consulté sur le plan de formation. Il possède un rôle consultatif sur les orientations stratégiques de la formation professionnelle décidées par la direction. La consultation doit avoir lieu tous les ans. Elle est prévue à l’article L. 2312-24 du Code du travail.

Étape 3 : Communiquer dans l’entreprise sur votre projet

Étape à ne pas oublier, la communication sur le plan de formation est essentielle. Elle permet de faire connaître la démarche auprès des salariés. Elle doit être conçue pour obtenir leur adhésion au projet. Vous devez montrer la prise en compte des besoins collectifs ou individuels par l’entreprise. C’est la meilleure manière de concerner tous les acteurs de l’entreprise. Il est possible de réaliser des communications :

Globales : pour informer de l’ouverture des formations annuelles, par exemple ou pour lancer le plan de formation en janvier.
Ciblées : informer une équipe ou un salarié de la mise en place d’une formation spécifique.

La communication peut aussi consister à faire des retours d’expérience pour montrer l’utilité des actions de formation. Pour cela, vous pouvez organiser une interview d’un salarié ayant acquis de nouvelles compétences lors d’un enseignement. Mettre en avant les bénéfices pour le salarié et l’entreprise est le meilleur moyen de donner envie aux employés de participer au plan de formation.

Étape 4 : Organisez les formations

L’organisation des différentes formations demande une logistique précise. Inscription, transport, logement sur place, repas : la planification prend du temps. Il est vivement recommandé de digitaliser les tâches administratives à faible valeur ajoutée. L’équipe chargée du plan de formation doit également :

S’assurer de la signature des conventions de formations avec les différents prestataires ;
Faire des demandes de formations auprès des organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA) ;
Envoyez les convocations dans un délai suffisant ;
Valider les factures de formations.

Étape 5 : Faites un bilan des résultats du plan de formation

La dernière étape est cruciale. Dresser un bilan des formations permet d’améliorer le plan d’année en année. La première chose à faire est de recueillir le ressenti du salarié à la fin de sa formation. Vous pouvez lui reposer la question quelques mois plus tard. Vous pourrez ainsi savoir comment il a intégré ses nouvelles compétences dans ses missions quotidiennes.

Il est également nécessaire d’interroger les managers. Ils sont les mieux placés pour avoir une vision étendue sur l’amélioration de la productivité liée aux actions de formation ou sur l’évolution du fonctionnement de son service. Le fait d’impliquer tous les acteurs de l’entreprise dans l’amélioration du plan de formation permet de l’implanter de manière efficace pour en faire une procédure indispensable. Ces retours vous permettront d’ajuster les actions prévues ou l’organisation pour l’année précédente. Certaines formations efficaces pourront être diffusées plus généralement, d’autres seront mises de côté.