Comment utiliser une matrice de compétences pour évaluer les compétences de vos employés et élaborer des plans de formation personnalisés ?

Mis à jour le 02/06/2023

Sommaire

Comment évaluer les compétences grâce à la matrice de polyvalence ?

Une matrice de compétences prend la forme d’un tableau ou d’une grille, qui cartographie les compétences et les aptitudes opérationnelles disponibles en interne face aux besoins identifiés au préalable. Cet outil RH prend en compte les objectifs de l’entreprise et les besoins des salariés.

Le but de cette matrice de compétences est de mettre en avant :

• Les objectifs attendus ;
• Les compétences professionnelles faisant l’objet de l’évaluation (liste de soft skills, liste de hard skills) ;
• Le niveau de compétence de chaque employé au sein d’un service avec objectif opérationnel défini ;
• Les compétences à acquérir ;
• Les commentaires et retours des supérieurs hiérarchiques.

La matrice des compétences évolue sur le long terme et aide au suivi de l’acquisition des compétences dans le temps. Elle identifie les besoins et les attentes de l’entreprise.

Son aspect ludique et intuitif fait de la matrice de compétences et de polyvalence un outil à succès pour évaluer des compétences techniques ou des soft skills dans un cadre RH. La matrice de compétences est utile pour les responsables afin de déterminer les compétences nécessaires pour effectuer un projet. Le manager anticipe ses besoins en ressources pour obtenir le résultat escompté.

La principale utilité de cette matrice de compétence est d’identifier les manques en compétences afin de pouvoir les combler par des formations, des recrutements, des sollicitations externes… 

Utilisation d’une matrice de compétences

Créer une matrice de compétences peut être un travail long et fastidieux. Des ressources gratuites vous permettent de rendre le processus plus simple. La création de la matrice se déroule en 3 étapes.

Lister les compétences attendues

Il s’agit ici d’identifier, avec les équipes opérationnelles, les compétences clés nécessaires à la réussite de la tâche attendue. Cette liste doit inclure le savoir-être et le savoir-faire. Réfléchissez aux soft skills les plus pertinents pour être performant au sein de l’équipe : confiance en soi, curiosité, humilité, empathie…

Concernant les compétences techniques (ou hard skills), il n’existe pas de listes préétablies, puisque chaque projet nécessite des compétences techniques spécifiques. Définissez les compétences techniques les plus pertinentes avec les responsables opérationnels de l’équipe.

Évaluer les compétences des collaborateurs

Lors de cette étape, il faut passer en revue chaque aptitude et évaluer le niveau de compétence de chaque personne. L’idéal est que les notes de l’équipe soient définies par la même personne et avec les mêmes critères d’évaluation.

Il est aussi possible de demander à vos employés de s’autoévaluer. C’est l’occasion de développer leur esprit critique et d’identifier leurs limites. Il est aussi possible de faire passer des tests techniques afin d’évaluer le niveau de compétence de chacun des membres de l’équipe. Quelle que soit la méthode choisie, il ne reste plus qu’à définir une note de 0 à 4 pour chacun des collaborateurs sur chaque compétence évaluée. Par exemple :

0 — Aucune compétence. Le salarié n’est pas en mesure d’accomplir la tâche.

1 — Débutant. La formation est en cours. Une supervision est donc nécessaire.

2 — Intermédiaire. Le salarié peut tenir le poste, mais le rendement sera inférieur au standard et une supervision est nécessaire.

3 — Autonome. La personne effectue la tâche sans supervision et au rendement attendu.

4 — Expert. L’employé est référent du poste et peut former ses collègues.

Analyser les résultats

Une fois la grille de compétence terminée, il s’agit de passer à l’analyse. Il faut repérer les compétences manquantes selon les activités pour mettre en place le plan d’action. En général, il s’articule autour de 2 points :

• L’attribution des formations pour favoriser la montée en compétences et la polyvalence des salariés
• La redistribution des employés en fonction de leurs compétences et selon les besoins par projet.

Créer un plan de formation personnalisé pour vos employés

Lorsque la matrice de compétences est complétée, l’étape suivante est l’élaboration d’un plan de formation personnalisé pour les employés. Le plan de formation, ou plan de développement des compétences, inclut toutes les actions de formation :

• Le bilan de compétences ;
• La validation d’acquis d’expérience (VAE) ;
• Les formations obligatoires ;
• Les formations en interne ;
• Les formations en externes.

La mise en place d’un parcours de formation peut être longue et réduire l’efficacité du processus sur le court terme. En effet, lorsqu’ils sont en formation, les salariés sont moins disponibles pour leurs tâches de travail, et leur montée en cadence sur la nouvelle compétence peut être longue.

Pour organiser les plans de formation, il est nécessaire de réfléchir, dans un premier temps, aux besoins et non en matière d’excellence. Une équipe n’a pas besoin d’avoir des compétences expertes, il s’agit surtout d’avoir un panel de compétences nécessaires pour effectuer la tâche. L’exercice n’est pas facile puisqu’il faut tenir compte :

• Des souhaits en formation des salariés ;
• Du droit individuel à la formation ;
• Du respect des budgets ;
• Des besoins en compétences de l’entreprise.

Les 3 points clés :

• La matrice de compétences met en corrélation les compétences nécessaires et celles disponibles en interne pour effectuer une tâche.  
• La matrice de compétence permet d’évaluer les salariés et de définir un plan d’action afin d’acquérir les compétences manquantes.   
• L’analyse de la matrice permet de mettre en place un plan de formation individuelle pour les employés.

Les matrices de compétence sont des outils indispensables pour aider les entreprises à mettre en corrélation les compétences attendues et les compétences déjà disponibles dans l’entreprise. Elles permettent de mettre en place des formations personnalisées pour les salariés qui répondent à la fois aux besoins individuels et aux besoins d’organisation. Les salariés qualifiés peuvent alors atteindre les objectifs fixés pour la pérennité de l’entreprise.