Comment réaliser une étude sur l'intégration des employés : guide pratique

Mis à jour le 18/07/2024

Sommaire

Comment définir les objectifs de l'étude ?

Définir clairement les objectifs de l'étude est essentiel pour orienter les actions et analyses qui en découleront. Cela permet de garantir que l'étude apporte des insights pertinents et actionnables.

Les 3 grands objectifs d'une étude sur l'intégration

Comprendre les attentes et les expériences des nouveaux employés : il est essentiel de saisir ce que les nouveaux employés attendent de leur processus d'intégration. En comprenant ces attentes, vous pouvez aligner vos programmes d'onboarding pour mieux répondre à leurs besoins. De plus, recueillir des retours sur leurs expériences réelles vous permet de voir si ces attentes sont satisfaites ou si des ajustements sont nécessaires.
Évaluer l'efficacité des programmes d'intégration : l'objectif ici est de mesurer à quel point les programmes d'onboarding actuels aident les nouveaux employés à s'adapter rapidement et efficacement à leur nouveau rôle. En évaluant ces aspects, vous pouvez identifier ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré pour rendre l'intégration plus fluide et efficace.
Identifier les obstacles et les points à améliorer dans le processus d'onboarding : ces obstacles peuvent être variés, allant des problèmes logistiques (comme des retards dans la fourniture de matériel) aux défis culturels (comme un manque de soutien social ou des difficultés à comprendre les attentes professionnelles). En identifiant ces points de friction, vous pouvez développer des stratégies pour les surmonter et améliorer l'expérience globale d'onboarding.

Comment concevoir le cadre de l'étude ?

Sélectionner les méthodes de collecte de données

3 solutions sont régulièrement employés :

Création de questionnaires pour les nouveaux employés et leurs managers.
Réalisation d’entretiens approfondis avec un échantillon représentatif.
Organisation des discussions en groupe pour recueillir des feedbacks qualitatifs.

Comment élaborer le questionnaire ?

Le questionnaire doit notamment inclure des questions sur :

La clarté des informations reçues avant l'arrivée
La qualité des formations et des ressources fournies
Les aspects culturels et sociaux de l'intégration
Les défis rencontrés et les suggestions d'amélioration

Comment planifier la collecte des données ?

Distribuer les questionnaires à tous les nouveaux employés après une période définie, comme 30, 60 et 90 jours, permet de recueillir des retours à différentes étapes de leur intégration. Programmer des entretiens individuels et des groupes de discussion à intervalles réguliers offre une vue plus approfondie et qualitative de leur expérience.

Le conseil de l'expert : toujours assurer l'anonymat et la confidentialité

Cette confidentialité permet de réduire les biais et les craintes afin d'obtenir des réponses plus précises, honnêtes et exploitables.

Analyser les données

Quantitative : Utilisez des outils d'analyse statistique pour traiter les réponses aux questionnaires. Ces outils permettent de compiler les données et de générer des rapports sur les tendances et les moyennes observées. Visualisez les données à l'aide de graphiques et de tableaux pour identifier rapidement les zones de satisfaction et d'insatisfaction.
Qualitative : Analysez les transcriptions des entretiens et des groupes de discussion pour identifier les thèmes récurrents et les insights clés. Utilisez des techniques comme le codage thématique pour structurer les données et extraire les points saillants. Cette analyse permet de comprendre les nuances des retours et d'obtenir une vision plus profonde des expériences des employés.

Liste des méthodes utilisées dans le cadre de ce type d'analyse de données

Type d'analyse	Méthode	Intérêt dans le cadre de l'étude d'une intégration d'employés
Quantitative	Calculer les moyennes des réponses	Identifier les tendances générales
Quantitative	Comparer les différences entre groupes	Déterminer la significativité des différences
Quantitative	Identifier les relations entre variables	Prédire les facteurs influençant l'intégration
Quantitative	Mesurer la force des relations entre variables	Comprendre les interconnexions entre les facteurs
Quantitative	Analyser la répartition des réponses	Visualiser la distribution des réponses
Quantitative	Catégoriser les données par département, rôle, etc.	Analyser les résultats par segments spécifiques
Qualitative	Identifier et catégoriser les thèmes récurrents	Synthétiser les retours qualitatifs
Qualitative	Analyser les réponses textuelles	Extraire des insights clés à partir des verbatims
Qualitative	Étudier les récits et expériences individuelles	Comprendre les parcours et les expériences uniques
Qualitative	Analyser les forces, faiblesses, opportunités, menaces	Identifier les points d'amélioration dans le processus d'onboarding

Comment interpréter les résultats d'une étude sur l'intégration des employés ?

Comparez les résultats aux objectifs

Commencez par évaluer si les attentes des nouveaux employés ont été satisfaites en comparant les données recueillies aux objectifs fixés. Vérifiez si les formations, le support et les outils fournis répondent aux besoins identifiés lors de la définition des objectifs.

Identifier les points forts et les points faibles

Repérez les aspects du programme d'onboarding qui fonctionnent bien. Ces éléments peuvent inclure la qualité des formations, l'efficacité du support, ou l'intégration sociale. Capitalisez sur ces points forts pour renforcer ce qui fonctionne.

Repérez également les domaines nécessitant des améliorations. Analysez les retours négatifs pour identifier les points de friction comme des lacunes dans la formation ou un manque de soutien. Développez des stratégies spécifiques pour résoudre ces problèmes et améliorer le processus d'onboarding.

Comment formuler des recommandations suite à une étude sur l'intégration ?

Proposez des actions concrètes pour améliorer le processus d'intégration en analysant les feedbacks pour identifier les besoins spécifiques et les lacunes. Par exemple, si les nouveaux employés signalent un manque de clarté dans les formations, proposez de revoir et de simplifier le contenu des formations. Utilisez des supports visuels, des vidéos explicatives et des sessions interactives pour rendre les formations plus engageantes et compréhensibles. Si les ressources fournies sont insuffisantes, identifiez quelles ressources supplémentaires sont nécessaires, telles que des guides pratiques, des FAQ détaillées, ou des mentors assignés pour offrir un soutien continu.

Développer un plan d'action

Détaillez les étapes nécessaires pour mettre en œuvre les recommandations, en fixant des délais précis et en assignant des responsabilités claires pour chaque action. Par exemple, pour ajuster les programmes de formation, créez un calendrier de révision du contenu, identifiez les formateurs responsables et définissez les objectifs de chaque session. Pour l'amélioration des ressources, déterminez quelles nouvelles ressources doivent être développées, qui sera responsable de leur création et comment elles seront distribuées aux nouveaux employés. Suivez les progrès avec des évaluations régulières et ajustez le plan en fonction des retours continus des nouveaux employés.

Exemple de plan d'action simplifié :

Etape	Action	Délai	Responsabilité
Analyse des feedbacks	Identifier les lacunes et besoins	1 semaine	Equipe RH
Proposition d'actions	Développer des solutions concrètes	2 semaines	Manager et RH
Plan de formation	Réviser et ajuster les programmes	3 semaines	Formateurs
Mise en oeuvre	Implémenter les recommandations	1 mois	Tous les départements
Evaluation en continue	Suivre les progrès et ajuster	En continu	RH et manager

Et après ?

Il ne reste plus qu’à effectuer un suivi. Mettre en place un système de suivi permet de mesurer régulièrement l'impact des modifications apportées au processus d'intégration et recueillir des feedbacks continus afin d'affiner et d'améliorer les pratiques d'onboarding. De plus, réaliser des études répétées à intervalles réguliers permet de suivre les progrès et d'ajuster les stratégies d'intégration en conséquence, assurant une amélioration continue et une adaptation aux besoins changeants des employés et de l'entreprise.

FAQ

A quelle fréquence doit-on réaliser des études sur l'intégration des employés ?

Il est recommandé de conduire des études sur l'intégration des employés à intervalles réguliers, par exemple tous les six mois ou annuellement. Cette fréquence permet de suivre les progrès et de réagir rapidement aux changements de besoins ou aux nouveaux défis rencontrés par les employés.

Quelles sont les principales métriques à suivre dans un système de suivi de l'intégration ?

On peut citer la satisfaction des nouveaux employés, le taux de rétention, le temps nécessaire pour atteindre la pleine productivité, ou encore la fréquence des interactions avec les mentors ou les formateurs.