Intégration de nouveaux employés4 minutes
Mis à jour le 18/07/2024
Sommaire
Comment déterminer les besoins spécifiques d’un nouvel employé ?
Commencez par examiner attentivement la description du poste. Identifiez les tâches principales et les responsabilités, ainsi que les compétences techniques et fonctionnelles requises. Cela vous donnera une idée claire des outils et des logiciels nécessaires.
Discutez avec le manager direct ou le responsable de l’équipe du nouvel employé. Ils peuvent fournir des informations précises sur les outils et équipements utilisés quotidiennement par le département.
Profitez du retour d’expérience des autres employés
Interrogez les employés actuels occupant des postes similaires pour comprendre quels outils et équipements sont indispensables. Leurs retours peuvent révéler des besoins pratiques auxquels vous n’auriez pas pensé.
Quelques bonnes questions à poser :
- "Quels outils utilisez-vous le plus souvent dans votre quotidien professionnel ?"
- "Y a-t-il des équipements que vous jugez indispensables pour votre efficacité ?"
- "Comment évalueriez-vous la performance des équipements actuels ?"
- "Quels sont les principaux défis que vous rencontrez avec les équipements actuels ?"
- "Quels logiciels souhaiteriez-vous utiliser afin d’améliorer votre confort de travail ?"
En partant de ce retour d’expérience, dressez une liste des logiciels, applications et outils de communication utilisés par l'équipe et nécessaires pour le poste. Incluez les suites bureautiques (comme Microsoft Office ou Google Workspace), les outils de gestion de projet (comme Asana ou Trello), mais aussi les logiciels spécialisés liés aux fonctions du poste.
Configuration du poste de travail
Déterminez les besoins en matériel : type d’ordinateur (desktop ou laptop), moniteurs, périphériques (clavier, souris), et tout autre équipement spécifique au poste. Pensez également à l’aménagement ergonomique pour le confort de l’employé.
Prévoyez aussi la formation
Déterminez également en amont si des formations spécifiques sont nécessaires pour l’utilisation des logiciels ou outils. Prévoyez des sessions de formation initiales pour que le nouvel employé soit rapidement opérationnel.
Préparez ou mettez à jour les guides d’utilisation et la documentation technique pour les outils et logiciels. Cela permettra au nouvel employé de se référer à des ressources claires et détaillées.
Les 6 actions indispensables de l'onboarding IT
- Préparation du matériel
- Installation des logiciels
- Création des comptes
- Formation et support
- Sécurité informatique
- Accès aux réseaux
1- Préparation du matériel
La préparation des ordinateurs, téléphones et autres équipements nécessaires pour le nouvel employé commence par l'identification des besoins spécifiques au poste. Cela inclut notamment la sélection des appareils appropriés (ordinateur portable ou de bureau, smartphone, etc.).
Une fois les équipements choisis, procédez à l'installation du système d'exploitation et des mises à jour nécessaires. Configurez les paramètres de base, et effectuez un test de fonctionnalité pour s'assurer que tout fonctionne correctement.
Voici une checklist des actions à effectuer :
- Choisir les appareils nécessaires
- Installer le système d'exploitation
- Appliquer les mises à jour
- Configurer les paramètres de base
- Tester les équipements
2- Installation des logiciels
L'installation des logiciels requis pour le travail est essentielle pour que le nouvel employé puisse être opérationnel rapidement. Cela peut comprendre les suites bureautiques comme Microsoft Office ou Google Workspace, les outils de communication tels que Slack ou Microsoft Teams, et les applications spécifiques à l'entreprise comme le CRM ou l'ERP. Assurez-vous que toutes les licences sont en ordre et que les logiciels sont configurés selon les besoins du poste.
3- Création des comptes
La création et la configuration des comptes utilisateurs pour les différents systèmes (email, intranet, CRM, etc.) sont des démarches indispensables pour permettre au nouvel employé d'accéder aux ressources de l'entreprise. Voici la checklist pour ne rien oublier :
- Créez l'adresse email professionnelle
- Configurez les outils de communication interne
- Configurez les accès au CRM, ERP, et autres systèmes
- Assurez-vous que l'employé a accès aux dossiers partagés et aux bases de données nécessaires
- Configurez l'accès à l'intranet de l'entreprise
- Ajoutez l'employé aux portails RH pour la gestion des congés et autres ressources
4- Formation et support
L'organisation de sessions de formation sur l'utilisation des outils informatiques est essentielle pour que le nouvel employé soit rapidement opérationnel. Fournissez des ressources de support technique pour aider à résoudre les problèmes éventuels.
Exemple de programme de formation pour l'employé
Première phase : introduction aux systèmes informatiques de l'entreprise, présentation des logiciels et outils principaux, démonstration des fonctionnalités de base
Deuxième phase : utilisation avancée des outils spécifiques au poste, formation sur les logiciels spécialisés, cas pratiques et simulations
Informations à partager pour permettre à l’employé de bénéficier d’un support continu
- Numéros de contact du support technique
- Accès à la base de connaissances et aux FAQ
5- Sécurité Informatique
La formation sur les bonnes pratiques de sécurité informatique est essentielle pour protéger les données de l'entreprise. Voici un tableau récapitulatif des éléments clés à couvrir :
| Point d'attention | Les bonnes pratiques à enseigner |
| Gestion des mots de passe | Utilisation de mots de passe forts et uniques, mise en place de MFA |
| Phising et menaces | Reconnaître les emails de phishing et les signaux d'alerte |
| Politiques de sécurité | Conformité aux politiques de l'entreprise, utilisation de VPN |
| Mises à jour régulières | Importance de mettre à jour les logiciels et systèmes |
| Stockage sécurisé | Utilisation de stockage sécurisé pour les données sensibles |
6- Accès aux réseaux
La configuration des accès aux réseaux internes et à distance (VPN) est essentielle pour que le nouvel employé puisse travailler efficacement, qu'il soit au bureau ou à distance.
Accès au réseau interne
- Configurez l'accès aux réseaux locaux (LAN)
- Assurez l'accès aux imprimantes et autres périphériques réseau
VPN pour l'accès à distance
- Installez et configurez le logiciel VPN sur le poste de votre collaborateur
- Fournissez des instructions claires pour la connexion sécurisée depuis l'extérieur du bureau
FAQ
Pourquoi est-il important de configurer le matériel avant l'arrivée du nouvel employé ?
La configuration préalable du matériel garantit que le nouvel employé est opérationnel dès son premier jour. Cela minimise les temps d'attente et les frustrations, permettant une intégration fluide et productive.
Que faire si un nouvel employé rencontre des problèmes techniques ?
Préparez une documentation complète et offrez des ressources de support technique. Assurez-vous que le nouvel employé connaît les contacts de support et les procédures pour résoudre rapidement les problèmes. Le mot d’ordre de l’entreprise doit être la réactivité.
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